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Secrétariat et gestion administrative pour organismes de formation

Déchargez-vous de la paperasse réglementaire, concentrez-vous sur la pédagogie. Accompagnement expert à Boucau, dans le BAB et sur la Côte Basque.

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À qui je m'adresse ?

Je travaille avec tous les acteurs de la formation professionnelle qui ont besoin d'un appui administratif fiable et réactif — sans recruter un salarié dédié. Que vous soyez certifié Qualiopi ou en cours de certification, que vous gériez 5 ou 50 sessions par an, je m'adapte à votre volume et à vos contraintes.

  • Organismes de formation certifiés Qualiopi

    Qui cherchent à externaliser tout ou partie de leur gestion administrative pour se concentrer sur la conception pédagogique.

  • Formateurs indépendants

    Qui exercent seuls et n'ont pas le temps de gérer conventions, facturation OPCO et suivi stagiaires en parallèle de leurs formations.

  • CFA et centres de formation en alternance

    Qui doivent gérer des volumes importants de dossiers, des relations tripartites avec les OPCO et un suivi qualité rigoureux.

  • Petits organismes sans service admin interne

    Qui ont grandi vite et n'ont pas encore les moyens d'embaucher, mais ont besoin d'une organisation professionnelle dès maintenant.

Mes prestations pour organismes de formation

Documents de formation

  • Élaboration complète des documents administratifs de formation
  • Conventions de formation (initiale, avenant, solde)
  • Convocations et feuilles d'émargement
  • Attestations de présence et de fin de formation
  • Programmes pédagogiques et fiches séquentielles
  • Mise à jour et personnalisation selon évolutions réglementaires

Évaluations qualité (Qualiopi)

  • Grilles d'évaluation à chaud (fin de session)
  • Grilles d'évaluation à froid (quelques semaines ou mois après)
  • Synthèse des retours pour vos audits Qualiopi
  • Fiches de satisfaction stagiaires

Facturation et suivi financier

  • Devis personnalisés
  • Facturation client / OPCO
  • Relances d'impayés (amiable, pré-contentieux)
  • Tableau de bord financier mensuel
  • Report de formations, gestion des annulations

Relations tripartites OPCO / OPCA

  • Montage des dossiers de prise en charge
  • Suivi administratif avec les OPCO (AKTO, Afdas, Atlas, Uniformation, OPCO EP, OPCO 2i, OCAPIAT, OPCO Mobilités, OPCO Santé, Constructys…)
  • Relations avec les stagiaires : inscriptions, convocations, relances
  • Gestion de la facturation tripartite (organisme / stagiaire / financeur)

Les avantages de travailler avec AEA Gestion

Un accompagnement pensé pour les réalités de la formation professionnelle au Pays Basque et au-delà.

Expertise Qualiopi

Connaissance fine des exigences qualité et des évolutions réglementaires de la formation professionnelle.

Disponibilité

Interlocutrice unique, basée à Boucau. Vous joignez une personne, pas un service, et obtenez des réponses rapides.

Flexibilité

Mission ponctuelle ou abonnement mensuel selon vos besoins. Pas de contrat rigide, pas de frais cachés.

Rigueur

Chaque document conforme, chaque délai respecté, chaque dossier traçable. Vos audits Qualiopi n'ont plus de surprise.

Comment se déroule une mission type ?

Un processus simple et transparent, du premier contact à la livraison.

  1. Échange initial gratuit

    Appel ou visio de 30 min pour comprendre votre organisation, vos volumes et vos contraintes.

  2. Devis sur mesure

    Proposition claire et détaillée sous 48h, sans engagement. Vous savez exactement ce qui est inclus.

  3. Mise en route

    Accès aux outils partagés, transfert des premiers dossiers, prise en main progressive.

  4. Suivi régulier

    Point mensuel ou trimestriel, ajustements en continu selon l'évolution de votre activité.

Questions fréquentes

Travaillez-vous uniquement avec des organismes basés au Pays Basque ?

Non. Je travaille principalement avec des organismes de formation à Bayonne, Anglet, Biarritz, Bidart et communes limitrophes (Boucau, Saint-Pierre-d'Irube, Tarnos), mais j'accompagne aussi des formateurs indépendants et des organismes en dehors du Pays Basque, notamment en télétravail. Les échanges se font par email, téléphone et outils partagés en ligne.

Mes documents sont-ils confidentiels ?

Absolument. La confidentialité est au cœur de mon exercice professionnel. Toutes les informations transmises (données stagiaires, financements, bilans) sont traitées avec la plus grande discrétion et dans le respect du RGPD.

Pouvez-vous m'aider à préparer un audit Qualiopi ?

Oui, c'est une de mes spécialités. Je vous aide à constituer et mettre à jour votre dossier qualité : indicateurs, preuves documentaires, grilles d'évaluation, traçabilité. Je ne me substitue pas à un consultant Qualiopi, mais je structure et prépare votre documentation pour qu'elle soit prête le jour J.

Quelle est votre tarification ?

Je travaille uniquement sur devis personnalisé, adapté à votre volume de missions, à la fréquence et à la complexité de vos dossiers. Il peut s'agir d'une mission ponctuelle facturée à l'heure ou à la tâche, ou d'un forfait mensuel. Contactez-moi pour un premier échange gratuit et sans engagement.

Êtes-vous à jour sur les évolutions réglementaires de la formation ?

Oui, je me forme régulièrement aux évolutions du cadre légal de la formation professionnelle (Qualiopi, CPF, financement OPCO, obligations documentaires). C'est indispensable pour vous délivrer un service fiable et conforme.

Puis-je vous déléguer uniquement une partie des tâches ?

Tout à fait. Vous pouvez me confier uniquement la facturation OPCO, uniquement les grilles d'évaluation, ou uniquement le montage de dossiers. Je m'adapte à votre organisation existante sans tout réorganiser.

Sur le blog

Des repères pratiques sur le financement de la formation, Qualiopi et les relations OPCO.

Organisme de formation à Bayonne, Anglet, Biarritz, Bidart ou communes limitrophes ?

Échangeons sur vos besoins. Le premier contact est toujours gratuit et sans engagement.

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